Soorten offertes

Offertes zijn er in soorten en maten. Ze variëren van een enkel A4-tje tot tientallen pagina’s. Wat ze gemeen hebben, is dat ze de klant een aanbieding doen van diensten of producten tegen een bepaalde prijs.

Gevraagde offertes

Het verzoek van een klant om een offerte geeft een goede kans op succes. Hij heeft vertrouwen in je bedrijf, anders zou hij je niet benaderen. Reken je echter niet te snel rijk. Je hebt de opdracht nog niet binnen! Handige tips:

• Vraag je klant of er meerdere organisaties meedingen naar de opdracht;

• Maak afspraken over het tijdstip waarop de klant je offerte in huis heeft;

• Spits je voorstel toe op de wensen van de klant;

• Reageer snel en adequaat, binnen de afgesproken termijn.

Ongevraagde offertes

Ben je je bedrijf aan het opbouwen of wil je een nieuw product aan de man brengen, dan zul je (potentiële) klanten ongevraagd willen aanschrijven. De offerte heeft dan het karakter van een mailing. Het schrijven van een mailing is een vak apart. Dit kun je doen om je scoringskans te vergroten:

• Achterhaal de beslisser;

• Richt je voorstel aan hem of haar persoonlijk;

• Formuleer je voorstel zo dat de klant zich erin herkent.

• Benadruk de bedrijfseconomische voordelen die je product of dienst de klant oplevert.

• Zoek contact! Geef telefonisch een nadere toelichting en probeer een kennismakingsgesprek los te weken.

Offertes van producten

Producten zijn concreet en tastbaar. Je kunt ze tot in de kleinste details beschrijven en visualiseren. Het is verleidelijk al je deskundigheid in de strijd te gooien, maar de klant is niet altijd even geïnteresseerd in technische details, typeaanduidingen en serienummers. Wat te doen:

• Stem je boodschap af op de klant. Gebruikt de klant je product al langer? Leg dan het accent op prijzen, leveringstermijn en eventuele productvernieuwingen. Gaat het om een nieuwe gebruiker? Benadruk dan de gebruiksvoordelen.

•  Doseer de informatie. Onderscheid de begeleidingsbrief van de productinformatie. De productinformatie en prijsopgave zet je in bijlagen.

Offertes van diensten

Offreren van diensten is wat lastiger. Diensten zijn niet zichtbaar of tastbaar. In het offertestadium kun je in feite alleen een belofte verkopen. De meerwaarde ervan blijkt pas nadat je je dienst hebt verricht. De klant zal je offerte daarom in de eerste plaats beoordelen op een zorgvuldige inhoud en een verzorgde presentatie. De offerte dient vertrouwen te wekken.

• Formuleer het aanbod zo nauwkeurig en gedetailleerd mogelijk;

• Zorg voor een verzorgde lay-out, gebruik briefpapier met logo en bedrijfsgegevens;

• Vertaal het aanbod in concrete voordelen voor de klant;

•  Voeg een lijst met andere opdrachtgevers of referenties toe.

Projectoffertes

Het samenstellen van een projectofferte kost vaak veel tijd. Vaak gaat het om complexe projecten met zowel adviserende als uitvoerende taken. Soms heb je andere bedrijven nodig om een totaalaanbod te kunnen doen.  

• Achterhaal de intenties van je klant: gaat het om een serieuze offerte of slechts om vergelijkingsmateriaal?

• Maak afspraken over het tijdstip waarop de klant de offerte ontvangt. Hanteer een marge, zeker als je informatie van onderaannemers nodig hebt.

• Neem de kosten voor het maken de offerte mee in de totaalprijs;

• Maak vooraf afspraken over een vergoeding als je de opdracht niet krijgt.

Budgettaire offertes

Een budgettaire offerte is een kostenindicatie. Veel organisaties moeten voorafgaand aan een nieuw begrotingsjaar een financiële onderbouwing hebben voor hun plannen.

• Benoem de kostenposten met (indicatieve) prijzen;

• Vermeld eventuele jaarlijkse prijsaanpassingen;

• Geef aan dat je de budgettaire offerte te zijner tijd uitwerkt in een gedetailleerde offerte met aanpak, werkwijze en eindresultaat.