Helft bedrijven betaalt facturen vaak te laat
Vooral mkb heeft moeite om op tijd te betalen
Slechts een kwart van de bedrijven in Nederland betaalt vrijwel alle facturen (90-100%) op tijd. Vooral het mkb worstelt om binnen de gestelde termijn te betalen. 20% van de middelgrote bedrijven betaalt zelfs de meerderheid van hun facturen te laat. Dat blijkt uit onderzoek van DirectResearch.
Kleine verbetering in betaalgedrag mkb
Middelgrote bedrijven doen het wel iets beter dan vorig jaar. Toen betaalde 41% van de mkb’ers vrijwel alle facturen op tijd. Nu is dat 47%. Maar bij sommigen wil het nog steeds niet lukken. Eén op de vijf middelgrote bedrijven betaalt zelfs meer dan de helft van de facturen te laat.
Redenen voor late betaling facturen
Een traag goedkeuringsproces is de belangrijkste oorzaak voor te laat betaalde facturen. De factuur wordt dan niet op tijd geaccordeerd, waardoor ook de betaling te laat is. Bij de meeste bedrijven worden facturen nog handmatig goedgekeurd.
Ook wordt er vaak te laat betaald omdat er fouten op de factuur staan of omdat hij niet op de juiste manier verstuurd is. Bij ongeveer 15% van de bedrijven is het zelfs een bewuste keuze om alle facturen of een deel daarvan te laat te betalen, vanwege hun ‘cash policy’.
Factuur meestal als pdf in mail
De meest voorkomende factuurvorm is nog altijd het pdf’je. Bijna de helft van de middelgrote bedrijven (46%) ontvangt facturen vaak of altijd als pdf in de mail. Bij grootbedrijven is dat zelfs 52%.
E-facturatie wint een klein beetje aan terrein. 38% van de middelgrote bedrijven ontvangt nu vaak of regelmatig e-facturen direct in het boekhoudsysteem en 30% ontvangt regelmatig XML-facturen.
Opvallend genoeg zijn er ook nog altijd papieren facturen in omloop. Maarliefst 91% van de middelgrote bedrijven en 93% van de grote bedrijven ontvangt nog papieren facturen. Al is dat bij de meerderheid ‘soms’.
Factuur pas na twee weken klaar voor betaling
De gemiddelde doorlooptijd van een inkomende factuur is 14 dagen. Vanaf het moment dat een factuur binnenkomt, duurt het dus nog twee weken voordat hij klaar is voor betaling. Bij 16% van de grootbedrijven en 17% van de middelgrote bedrijven duurt dit zelfs meer dan 20 dagen. Dit heeft vaak te maken met langdurige goedkeuringsprocessen, correcties en handmatige handelingen. Daarna moet de factuur nog betaald worden en ook dat kan even duren.
Onderzoek facturen
Het onderzoek werd uitgevoerd door DirectResearch in opdracht van ICreative en Easy Systems (beiden onderdeel van 4CEE) onder meer dan 400 finance- en inkoopprofessionals bij Nederlandse bedrijven.
Tips om facturen op tijd te betalen
Door op tijd te betalen behoud je een goede reputatie en voorkom je dat je de relatie met een leverancier op het spel zet. Hoe kun je ervoor zorgen dat jouw bedrijf facturen wel op tijd betaalt? Een paar tips:
Houd je aan de wettelijke betalingstermijn Zorg dat facturen in ieder geval binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen worden betaald. Deze termijn geldt voor betalingen tussen bedrijven (B2B). Alleen als je in een contract een andere betaaltermijn hebt afgesproken mag je van de wettelijke termijn van 30 dagen afwijken.
Automatiseren Probeer de verwerking en betaling van facturen zoveel mogelijk te automatiseren. Dit kun je doen met veel administratie- en boekhoudsoftware. Binnenkomende facturen worden dan gematcht met eerder betaalde facturen. Daardoor hoef je niet alle facturen van bekende leveranciers handmatig te beoordelen.
Controleer op spookfacturen Betaal niet zomaar alle binnenkomende facturen. Je kunt het facturatieproces zelf helemaal inrichten. Zorg dat foute facturen en zogenoemde spookfacturen niet door het systeem worden goedgekeurd. Zeker als je werkt met automatische betalingen is het verstandig dit regelmatig te controleren.
Voorkom extra kosten: betaal facturen op tijd
Door facturen op tijd te betalen voorkom je aanmaningen en incassokosten. Je leverancier mag na de betaaltermijn rente vragen. Hij mag zelf een bepaald percentage van het factuurbedrag in rekening brengen. Het minimumbedrag van de vergoeding is 40 euro. Daarnaast mag je leverancier wettelijke rente (7%) vragen. Voorkom dus deze onnodige kosten en betaal op tijd.
Facturen op tijd betaald krijgen
Heb je zelf te maken met facturen die niet of te laat betaald worden? Bekijk dan het stappenplan in het artikel Wat als je factuur niet betaald wordt?
