5 tips voor een slimme boekhouding
Zo laat je je administratie in je voordeel werken
Inhoud:
Je bent niet gaan ondernemen om een boekhouding bij te houden. Daarom geven we je 5 tips om een slimme boekhouding te organiseren, zodat je er niet onnodig tijd aan kwijt bent. Maar ook zodat het je iets oplevert en je zonder al teveel moeite voldoet aan de wettelijke verplichtingen.
Een slimme boekhouding: kost eerst tijd, levert daarna meer op
Er is bijna geen ondernemer die gek is op administratie. Het kost tijd, je moet aan allerlei wettelijke eisen voldoen en het voelt soms als een noodzakelijk kwaad. Maar als je je boekhouding slim inricht, helpt dat je efficiënter te werken, geeft het je inzicht in je cijfers en in de fiscale voordelen waar je recht op hebt.
5 x tips om je administratie slim te organiseren
Doe het (deels) zelf
Automatiseer waar het kan
Wees consequent in je administratie
Gebruik het inzicht in je cijfers
Schakel experts in
1. Doe je slimme boekhouding zelf
Betaal je nog een administratiebureau of accountant om je bonnen te verwerken en je btw-aangifte op te stellen? Dat is met een slim boekhoudpakket niet meer nodig. Je kunt daarmee heel veel zelf, zonder dat het je veel extra tijd kost.
Met scan-en-herken software - vaak geïntegreerd in je boekhoudprogramma - maak je een foto van je bonnetje en mail je hem meteen je administratie in. Door zelf je kosten en inkomsten te verwerken krijg je real-time overzicht in je administratie.
2. Automatiseer waar het kan
Wist je dat je je boekhoudprogramma vaak kunt aansluiten op andere software die je in je bedrijf gebruikt? Denk maar aan de klantgegevens uit het CRM, je kassasysteem, je webshop, je voorraadsysteem, salarisadministratie of extra rapportagesoftware. Door ze te koppelen communiceren de programma’s rechtstreeks met elkaar. Zo komen de cijfers foutloos in je administratie, zonder dat jij daar iets voor hoeft te doen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten in je administratie. Zo’n verbetering van je proces is onderdeel van ketenoptimalisatie in je administratie.
3. Wees consequent in je administratie
Alles wat je regelmatig doet, wordt makkelijker. Niet alleen omdat je een routine ontwikkelt, maar ook omdat het geen berg met werk meer is. Dus: werk je boekhouding regelmatig bij. Laat je documenten geen weken of maanden liggen voor je ze doorvoert, maar neem bijvoorbeeld wekelijks een moment om het te verwerken.
Dient een medewerker ineens heel veel declaraties in? Zijn de inkoopkosten van een bepaald product heel erg gestegen? Of moet je rekening houden met het uitbetalen van veel opgespaarde vakantiedagen van een medewerker die binnenkort uit dienst gaat?
Wie consequent is in zijn administratie krijgt daar ook een stuk inzicht voor terug. Je ziet de kosten en weet of en wanneer je kunt investeren.
4. Gebruik het inzicht
Als je goed boekhoudt weet je precies hoeveel geld er op elk moment in en uit je bedrijf stroomt. Je weet dus ook wat je grootste kostenposten zijn en waar dus eventueel besparingen mogelijk zijn. Direct, en niet pas als de boekhouder een jaarverslag over het voorgaande jaar heeft opgemaakt.
Vind je het lastig om te bepalen of bepaalde kosten binnen je bedrijf hoger zijn dan gemiddeld en dus omlaag kunnen? Je kunt een accountant of controller met je boekhouding laten meekijken. Hij heeft verstand van je branche en bedrijfsvoering en kan je hierover goed adviseren.
5. Schakel experts in
Ken je elke fiscale regeling? Weet jij exact welke kosten je mag aftrekken en welke niet? Tenzij dit je core-business is kun je je niet de hele dag bezighouden met subsidies en belastingregels. Zonde, want zo loop je mogelijk allerlei voordelen mis! Accountants en controllers hebben deze kennis wel. Vraag hen dus om advies. Zo voorkom je dat je zakelijke kosten vergeet op te voeren, of subsidie misloopt.
Lees ook: 10 tips voor succes met subsidie
Ben je bang voor de kosten? Niet nodig. Je kunt ook een abonnement nemen op een professionele adviseur, die je gevraagd en ongevraagd voorziet van tips. Zo wordt je op de juiste momenten bijgestaan voor een vast bedrag per maand. Vaak kun je zo’n abonnement combineren met een abonnement op een boekhoudpakket. Een accountant of controller kan dan live meekijken en aan de bel trekken als er iets mis gaat. Zo doe je zelf wat je zelf kan, maar besteed je uit waar je geen tijd en expertise voor hebt. Win-win!
Slim online boekhouden: meer boekhouding tips
Een slimme boekhouding is een online boekhouding. Daarvoor heb je een apparaat met internet nodig. De meeste boekhoudprogramma’s werken ook met een app of mobiele browser, dus je hoeft niet achter een computer te zitten om aan je administratie te werken.
Ook werken de meeste boekhoudprogramma’s met de wettelijke eisen aan je boekhouding, zodat je veel makkelijker aan je verplichtingen kunt voldoen. Wil je overstappen op online boekhouden of twijfel je over je boekhoudpakket? In dit artikel helpen we je een boekhoudpakket kiezen dat bij jouw bedrijf past.
