Kantoorruimte huren? Let dan op deze cruciale informatie!

Wil je als ondernemer een kantoorruimte huren? Dan is het belangrijk dat je rekening houdt met de inhoud van de huurovereenkomst. Deze inhoud moet passen bij jouw organisatie. Hieronder wordt de belangrijkste informatie van een huurovereenkomst uitgelicht. Hierdoor kun jij zonder enige twijfel een handtekening onder de overeenkomst van jouw nieuwe kantoorruimte zetten.

Wat zijn de verschillen in huurprijzen van kantoorruimtes?

De ene verhuurder communiceert een huurprijs per m2 per jaar, de ander een all-in huurprijs. Daarom is het vaak appels met peren vergelijken bij de verschillende kantoorruimtes die je hebt bezocht. Let daarom goed op wat er per locatie bij de huurprijs is inbegrepen en welke prijsstelling de meeste voordelen biedt voor jouw bedrijf!

Een huurprijs per m2 per jaar of een all-in huurprijs?

De huurprijs per m2 per jaar van een kantoorruimte wordt ook wel de kale huurprijs genoemd en wordt vooral gehanteerd bij kantoorruimte met grote metrages (100 m2 of meer). Hierbij betaal je een x-bedrag per m2 exclusief alle servicekosten. Daarnaast is zo’n kantoorruimte vaak nog niet startklaar en moet je zelf nog alles inrichten.

Wanneer een verhuurder een all-in huurprijs communiceert, betaal je een vast bedrag per maand waarbij je niet voor verrassingen komt te staan. Deze prijs is inclusief de nutsvoorzieningen (gas, water en licht), vaak zit hier telefonie en internet ook bij in en mag je gratis gebruikmaken van receptiediensten en algemene ruimten. Daarnaast moet je vaak een vast bedrag per maand bijbetalen voor extra services zoals parkeren, schoonmaak, printen, onbeperkt koffie en thee en vrij gebruik van vergaderruimten.

Profiteer van btw belaste huur van kantoorruimte

Het huren van kantoorruimte is in principe vrijgesteld van omzetbelasting, maar hier zijn uitzonderingen op en een aantal regels over opgesteld. Bestaat jouw bedrijf bijvoorbeeld voor tenminste 90% uit btw belaste bedrijfsactiviteiten? Dan mag jij deze btw als voorbelasting aftrekken. In sommige branches geldt een percentage van 70%.

De waarborgsom

Verhuurders van kantoorruimte vragen vaak om een waarborgsom waarmee de verhuurder is verzekerd van inkomsten. Deze waarborgsom betaalt de huurder bovenop de eerste maandhuur. Wanneer er bijvoorbeeld een geschil ontstaat en de huurder niet wil betalen, is de verhuurder toch verzekerd van inkomsten. De hoogte van deze waarborgsom verschilt per verhuurder. Volgens de wet mag deze niet onredelijk hoog zijn, een waarborgsom van maximaal 3 maanden kale huur wordt als redelijk gezien.

De huurtermijn van jouw nieuwe kantoorruimte

Het is natuurlijk belangrijk om inzichtelijk te hebben wat de duur van jouw huurovereenkomst is, hoe en wanneer je moet opzeggen en met hoeveel maanden het contract verlengd wordt wanneer je de overeenkomst niet opzegt. Je kunt in overleg gaan met de verhuurder over de duur van de huurovereenkomst, hierbij is een huurtermijn van 12 maanden het meest gebruikelijk. Daarnaast kun je ook kiezen voor een kortere huurtermijn waarbij je flexibeler bent, echter betaal je dan vaak wel een hogere huurprijs.

Wil je een gunstige huurprijs en toch flexibel blijven? Dan adviseren we je om voor 1 jaar te tekenen. Wil je een langere huurovereenkomst van jouw kantoorruimte maar weet je niet in welke mate je bedrijf groeit de komende jaren? Dan zijn er een aantal mogelijkheden om onder die lange huurovereenkomst uit te komen. Neem bijvoorbeeld een breek-optie op in de huurovereenkomst, hierdoor heb je de mogelijkheid om tussentijds de huurovereenkomst op te zetten. Daarnaast zou je er zelfs voor kunnen kiezen om de kantoorruimte onder te verhuren, al zitten hier nog wel een aantal haken en ogen aan.

Het tekenen van de huurovereenkomst

Heb je bijvoorbeeld de perfecte kantoorruimte in Amsterdam gevonden en ben je het eens met de inhoud van de huurovereenkomst? Dan is het tijd om te tekenen. Zorg ervoor dat je de overeenkomst schriftelijk aangaat en dat alle afspraken duidelijk staan vermeld. Hiermee voorkom je onduidelijkheden of discussies in de toekomst!

1 – Denk na over het aantal vierkante meters aan kantoorruimte dat je nodig hebt

Je begint met te berekenen hoeveel vierkante meter kantoorruimte jij nodig hebt. Dit kun je doen op basis van bruto vloeroppervlak (BVO), netto vloeroppervlak (NVO) en verhuurbaar vloeroppervlak (VVO). Misschien zijn dit wat lastige vastgoedtermen waar je nog niet van hebt gehoord. Maar het zijn wel goede aanknopingspunten om tot een juiste berekening van de benodigde hoeveelheid vierkante meters kantoorruimte te komen. Volgens de NEN2580, de norm voor het bepalen van de oppervlakte en inhoud van een gebouw, zit het zo:

BVO | De vloeroppervlakte van de ruimte is gemeten op vloerniveau, langs de buitenomtrek van de scheidingen;

NVO | De oppervlakte van de kantoorruimte is gemeten op vloerniveau, tussen de begrenzende opgaande scheidingsconstructies van afzonderlijke ruimten;

VVO | De verhuurbare oppervlakte van een kantoorruimte is gemeten op vloerniveau, tussen de opgaande scheidingsconstructies, waarbij een aantal onderdelen van het gebouw niet als verhuurbaar oppervlak aangemerkt mogen worden. Denk aan technische ruimtes, de lift en/of het trappenhuis.

Voornamelijk bij de VVO is het belangrijk te kijken naar de verrekening van algemene en/of gedeelde ruimtes, zoals een sociaal hart en een entree.

2 – Bepaal de termijn van het huurcontract

De trend is om kantoorruimte flexibel te huren. Eerder gingen partijen vaak uit van een minimale looptijd van 5 jaar. Er valt op dit gebied veel te winnen. Tegenwoordig huur je een werkplek al vanaf 1 maand.

Met name voor snel groeiende organisaties is flexibel huren  aantrekkelijk. Zulke bedrijven nemen vaak nieuw talent aan en dan is kantoorruimte geen beperkende factor. Snel schakelen is mogelijk, uitbreiden is makkelijker.

3 – Maak gebruik van de onderhandelingsvrijheid

Veel mensen denken dat de huurprijs van kantoorruimte een vast gegeven is. Niets is minder waar. Onderhandelen is altijd mogelijk. Met name bij het huren van een groter oppervlak sta jij sterk. Haal er voordeel uit!

In sommige gevallen wordt over de gehuurde kantoorruimte geen belasting gerekend. Het kan voordeliger zijn met de verhuurder af te spreken dat je btw-belast gaat huren.

4 – Hou in de gaten of het om een all-in huurprijs gaat, dus inclusief servicekosten

In de meeste gevallen is er bij een kantoorconcept sprake van een all-in huurprijs. Toch zijn de servicekosten niet in alle gevallen inbegrepen. Die kunnen hoog uitvallen, let hier dus op. Zijn de servicekosten hoog? Ga hier dan over in gesprek met de verhuurder en kijk wat de mogelijkheden zijn.

5 – Ga voor een zo hoog mogelijke huurkorting

Bij een verhuurder zijn verschillende kortingen te bedingen. Probeer er tijdens het onderhandelen een huurkorting uit te halen. Mocht dit niet lukken, dan zijn andere besparingsopties mogelijk voor onderhandeling. Denk aan het starten van het huurcontract met een huurvrije periode. Ook is een ingroeihuur een optie: de huurprijs wordt iedere maand een stukje hoger. Kijk daarom goed naar wat er mogelijk is in overleg met de verhuurder. Of je nu een kantoor in Amsterdam huurt of in welke willekeurige stad van Nederland ook.

In dit artikel gaan we het specifiek over huren hebben. Dat betekent dat je allereerst al een beslissing moet hebben gemaakt tussen kopen of huren. Heb je nog hulp nodig bij die keuze? Lees dan het artikel 'Kopen of huren?'

Huurovereenkomst

Als je gaat huren, zijn er twee soorten huurovereenkomsten. Het gaat hierbij om het verschil tussen ‘bedrijfsruimte' (ook wel ex-290 bedrijfsruimte of middenstandsbedrijfsruimte genoemd) en ‘overige bedrijfsruimte’. Het verschil hiertussen heeft grote gevolgen voor het huurcontract. 

Hoe zoek ik bedrijfsruimte? Tips!

• Win advies in bij experts

Jij weet veel over jouw bedrijfstak, anderen weten veel over huisvesting. Maak daar gebruik van, een pand huren is iets waar veel bij komt kijken. Je gaat een langlopend contract aan, dus het is de investering waard.

• Blijf kritisch 

Hoe lang wil je gaan huren? Zijn de afspraken goed geregeld? Gebeurt het zoals jij het wilt? Kom niet in de verleiding de mitsen en de maren te laten voor wat ze zijn.

• Ken de vergunningsplichten

Laat je goed voorlichten over het bestemmingsplan. Mag je je bedrijf wel vestigen op de plek die je op het oog hebt, of is dat in strijd met de bestaande plannen van de gemeente?

• Vergeet de ogenschijnlijk logische dingen niet

Het is wel eens voorgekomen dat iemand een pand had gehuurd om daar een slagerij te vestigen. Alles was goed gekeurd, ook volgens het bestemmingsplan was alles in orde. Totdat bleek dat de bevoorrading niet mogelijk was omdat een auto in geen mogelijkheid in de buurt van het pand kon komen. Op honderd meter afstand van het pand parkeren, is voor een slagerij niet te doen.

• Onderhandel over de huurprijs

Of laat dat doen door een expert. Huurprijzen zijn geheel vrij af te spreken. Erg belangrijk dus dat je het eens bent over de hoogte van de huurprijs. Tijdens de huurperiode kan de afgesproken huurprijs niet meer zomaar gewijzigd worden. Daarvoor moet je in het contract afspraken maken over periodieke huurprijsherziening. Doe je dat niet, dan kan zowel de huurder als de verhuurder de huurprijs niet wijzigen. Zelfs niet via de rechter.