Bewaartermijn administratie: hoe lang moet je administratie bewaren?

Voor ondernemers geldt er een wettelijke bewaartermijn administratie. Je hebt fiscale bewaarplicht. Hoe lang je welke delen van je administratie moet bewaren en hoe je dat moet doen, lees je in dit artikel.

Boekhouding bewaren, wanneer en hoe?

De wettelijke bewaartermijn voor je administratie is 7 of 10 jaar. Dat houdt in dat je bepaalde gegevens moet bewaren op papier of digitaal. 

Hoe moet je je zakelijke administratie bewaren?

Je mag als ondernemer zelf bepalen hoe jij je boekhouding wilt bewaren. Je kunt hem inrichten en bijhouden zoals past bij jouw bedrijf. Je administratie moet binnen een redelijke termijn te controleren zijn door de Belastingdienst als je een boekenonderzoek krijgt. Dit geldt voor papieren administratie, maar ook voor digitale bestanden. 

Lees ook aan welke eisen je boekhouding moet voldoen 

Bewaartermijnen administratie: 7 of 10 jaar?

Je moet de basisadministratie 7 jaar bewaren, gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Verkoop je in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen en heb je daarnaast gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop)? Ook dan is de bewaartermijn 10 jaar. 

Je kunt soms met de Belastingdienst een kortere bewaartermijn afspreken. Dit geldt niet voor de basisgegevens uit je administratie, maar wel voor de overige gegevens. Je kunt ook afspraken maken over de vorm waarin je gegevens bewaart - digitaal of op papier. Maak je zulke afspraken met de fiscus, dan wordt dat schriftelijk vastgelegd.

Basisgegevens administratie - 7 jaar

• het grootboek

• debiteurenadministratie

• crediteurenadministratie

• in- en verkoopadministratie

• loonadministratie

• gegevens die belangrijk zijn voor belastingheffing aan derden 

Gegevens onroerende zaken - 10 jaar

Overige gegevens - 7 jaar

• privé-gebruik goederen en diensten

• tussentijds gemaakte controleberekeningen - ook kladaantekeningen

• bankafschriften

• contracten, overeenkomsten en andere afspraken

• agenda’s en afsprakenboek

• software en databestanden

• rittenregistratie en/of kilometerregistratie

Administratie ordenen en bewaren: 3 tips

De boekhouding of administratie is niet het favoriete onderdeel van de meeste ondernemers. Het is soms een gedoe, ingewikkeld en het kost tijd. Maar als de boel netjes staat, kan dat je belastingvoordeel opleveren zoals de kleineondernemersregeling (KOR), de startersaftrek en zelfstandigenaftrek.  Daarom nog 3 tips om je administratie te ordenen en veilig te bewaren.

• Vanaf het begin bijhouden. Hoe eerder je start met het bijhouden van je administratie, hoe beter. Ook als je nog in de voorbereidende fase zit, zonder KVK-nummer, klanten of investeerders. Dit geeft je inzicht in je cijfers vanaf het begin, zodat je beter kunt inspelen op ontwikkelingen en trends.

• Houd je aan de fiscale bewaarplicht. Je weet nu wat je moet bewaren en voor welke termijn. Houd je aan die termijnen.

• Gebruik tools en programma’s. Je hoeft gelukkig niet meer alles handmatig bij te houden, maar kunt gebruik maken van tools en programma’s. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een boekhoudpakket.

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.