Efficiënt videovergaderen: zo doe je dat

Videovergaderingen hebben tegenwoordig een groot deel van de live vergaderingen overgenomen. Toch gaan ze lang niet altijd even efficiënt. Wat kun je doen om jouw online meetings beter te stroomlijnen?

Voor- en nadelen van videovergaderen

Videovergaderingen zijn in veel sectoren de belangrijkste manier geworden om te vergaderen. Dat heeft veel voordelen, zoals de flexibiliteit van het vergaderen. Iedereen met internettoegang kan meedoen aan een vergadering. Het maakt hierbij niet uit of je op kantoor, thuis of onderweg aan het werk bent. Het is niet langer nodig om voor iedere meeting naar kantoor te komen, waardoor je reiskosten en tijd bespaart. Dat is vooral handig voor medewerkers die veel overleg buiten de organisatie moeten voeren. Uiteraard geeft minder reizen ook een milieuvoordeel, wanneer je minder reist stoot je minder CO2 uit. Dit maakt je organisatie duurzamer.

Naast de vele voordelen, kent videovergaderen ook een aantal belangrijke nadelen. Zo kunnen slechte internetverbindingen of hardwareproblemen de efficiëntie van vergaderingen flink ondermijnen. Daarnaast kan het voor medewerkers lastig zijn om zich te voor langere tijd te focussen op een scherm. Het missen van fysieke interactie kan leiden tot vermoeidheid en verminderde betrokkenheid. Ook zijn non-verbale cues moeilijker te lezen via video, waardoor vervelende misverstanden kunnen ontstaan.

Tools voor videovergaderen: welke app kies jij?

Als je efficiënt wilt videobellen, is het belangrijk dat je de juiste tool kiest. Er zijn verschillende programma’s op de markt, zowel gratis als betaald. De meest populaire zijn:

• Microsoft Teams

• Google Meet (voorheen Hangouts)

• Zoom

Microsoft Teams

Op zoek naar een slimme tool voor jouw videovergadering? Teams is de online vergaderoptie van Microsoft. Je kunt hierin naast videobellen ook chatten, notities maken en bestanden delen. Het grote voordeel van deze tool is dan ook dat het naadloos geïntegreerd is met andere Microsoft Office 365. Je kunt hierdoor je Teams koppelen aan apps als OneDrive, Excel en Word. Ook kun je externe apps koppelen aan je Teams-omgeving.

Je werkt bij Microsoft Teams in contextgedreven ‘kanalen’. Dat betekent dat je per onderwerp een omgeving kunt aanmaken waarin je vergaderingen organiseert en documenten verzamelt. Zo heb je altijd alle stukken bij de hand.

Videovergadering Google Meet (voorheen Hangouts)

Uiteraard heeft Google ook een app om online te vergaderen: Google Meet. Sommige mensen kennen deze tool nog onder de vorige naam: Google Hangouts. Deze software is onderdeel van de G Suite. Dat betekent dat je Google Meet kunt koppelen aan je Gmail en rechtstreeks vanuit je Google agenda vergaderingen kunt inplannen.

Videovergaderen met Zoom

Voor het uitbreken van het coronavirus was deze app al erg populair, maar de crisis heeft dit alleen maar versterkt. Het is een van de meest gebruiksvriendelijke tools om mee te videovergaderen en staat bekend om goede beeld- en geluidskwaliteit. Toch heeft deze tool ook veel kritiek gehad: ze gebruiken geen end-to-end encryptie om videovergaderingen te versleutelen.

Hoe kan ik efficiënter videovergaderen?

Videovergaderen werkt net even anders dan face-to-face vergaderen, deze zes tips helpen je om betere online meetings te houden:

• Strakke voorbereiding Zorg ervoor dat iedere deelnemer op tijd een vergaderlink, code of wachtwoord krijgt én begrijpt hoe deze werken. Ook is het belangrijk om de agenda en eventuele aanvullende documenten van tevoren te delen. Zo kunnen deelnemers zich focussen op de inhoud.

• Duidelijke rolverdeling

  Voor een efficiënte online vergadering is het handig om niet alleen een host aan te wijzen die de vergadering kan voorzitten, maar ook een notulist om de afspraken vast te leggen.

• Videobel-etiquette Niets is zo vervelend als in een zwart gat kijken tijdens een meeting. Moedig het aanzetten van camera’s daarom zoveel mogelijk aan. Vraag deelnemers hun microfoon uitzetten als ze niet aan het praten zijn om onnodige achtergrondgeluiden te vermijden.

• Actieve deelname Bevorder de interactie door activerende werkvormen, zoals het samen brainstormen op een virtueel whiteboard of een gedeeld document. Geef veel ruimte voor interactie, zodat iedereen zich betrokken voelt. Vraag je deelnemers om niet te gaan multitasking, dat zorgt voor veel afleiding.

• Begrensde duur Lange online meetings zijn vaak niet per se efficiënter. Beperk de lengte van vergaderingen om vermoeidheid te vermijden. Als je door de vergadering op tijd start en eindigt, houd je de focus.

• Follow-up Zorg voor een vlotte follow-up na de vergadering met notulen of actiepunten. Zo voorkom je dat alle mooie plannen voor niets zijn gemaakt.

Auteur

Pauline Veenstra

Als freelance copywriter schrijf ik voor veel verschillende ondernemersplatforms, waaronder MKBSD. Ik vind het ontzettend leuk om de verhalen van ondernemers vast te leggen, het starten van een eigen bedrijf is immers een groot avontuur! Verder houd ik ervan om complexe thema’s als financiering en belastingzaken uit te leggen op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Zo hoop ik jouw leven als ondernemer net wat gemakkelijker te maken.