Prognoses maken: zo doe je dat
Stappenplan voor goede prognoses en begrotingen
Veel ondernemers vinden het erg lastig om de financiële toekomst van hun bedrijf te voorspellen. Maar met een goede prognose en begroting kun je toch betrouwbare inzichten krijgen in de toekomst van je bedrijf. Hoe doe je dat eigenlijk, goede prognoses en begrotingen maken?
Wat is een prognose?
Een prognose is een financiële voorspelling van je bedrijfsresultaten op basis van je huidige resultaten en reële verwachtingen. Het geeft inzicht in de haalbaarheid van je plannen en helpt je om gefundeerde beslissingen te nemen. Je kunt prognoses maken voor verschillende tijdsperiodes, zoals een kwartaal, een jaar of langer.
Prognose betekenis
Het woord prognose is afgeleid van het Griekse woord prognosis. Dat betekent letterlijk: voorkennis. Het gaat dus om het vermoedelijke verloop van een gebeurtenis. Een voorspelling gebaseerd op kennis die je nu al hebt. Prognoses worden gebruikt in de medische wereld (toekomst van een patiënt) en de economische wereld (toekomst van een bedrijf bijvoorbeeld).
Verschil tussen prognose en begroting
Prognoses en begrotingen. Ze lijken op elkaar, maar er is wel een belangrijk verschil tussen een prognose en een begroting:
Een prognose is een voorspelling van het financiële resultaat van een bepaalde bedrijfsactiviteit. In een prognose kijk je een bepaalde periode vooruit, bijvoorbeeld een kwartaal of hooguit een jaar (vanaf een willekeurige begindatum).
Een begroting maak je voor een afgebakende periode, bijvoorbeeld het jaar 2025 of de jaren 2025 t/m 2027. Waar een prognose steeds kan worden bijgesteld, stel je een begroting één keer op en verander je die daarna niet meer.
Waarom een prognose maken?
Het opstellen van een prognose geeft je zicht op de toekomst en helpt je om de juiste keuzes te maken voor je bedrijf. Om goede prognoses te kunnen maken, zul je moeten inschatten hoe de vraag naar jouw producten of diensten zich ontwikkelt. Zo weet waar je aan toe bent en neemt op het goede moment beslissingen om daarmee om te gaan.
Is er bijvoorbeeld financiële ruimte om te investeren, of kun je dit beter uitstellen? Denk ook aan voorraadbeheer; vaak moet je maanden of weken van tevoren al bestellingen plaatsen om straks de juiste spullen te verkopen. Ook om succesvol marketing te kunnen voeren, moet je weten wanneer mensen behoefte hebben aan jouw product of dienst. Tot slot heb je prognoses nodig om financiering te krijgen, je bedrijf te verkopen en je cijfers te verantwoorden aan je aandeelhouders.
Wat staat er in een prognose?
Wat er in een prognose staat, is afhankelijk van het type prognose dat je wilt maken. Dat kan namelijk van alles zijn. Vraag je dus eerst af wat je wilt begroten: Wil je weten of je de komende maanden van je bedrijf zult kunnen leven? Hoe de voorraad zich gaat ontwikkelen? Hoeveel klanten je over vijf jaar zult hebben? Hoeveel externe financiering je nodig hebt volgend jaar? Bepaal nauwkeurig wat je precies wilt weten en voor welke periode en ga vervolgens aan de slag.
Prognose voorbeeld
Bekende prognoses en begrotingen voor bedrijven zijn:
Investeringsbegroting (inclusief voorbeeld prognose). In deze prognose zet je alle geplande investeringen op een rij: hoeveel geld je nodig hebt, waarvoor en wanneer.
Financieringsbegroting (inclusief voorbeeld prognose). In een financieringsbegroting laat je zien hoe je de investeringen van je bedrijf wilt gaan financieren. Bijvoorbeeld uit eigen winst of via een lening van de bank.
Resultatenbegroting (inclusief voorbeeld prognose). Deze begroting maakt duidelijk welke omzet je minimaal moet halen om de kosten te dekken en winst te maken.
Liquiditeitsbegroting (inclusief voorbeeld prognose). Met een liquiditeitsbegroting of liquiditeitsprognose zet je alle inkomende en uitgaande geldstromen van je bedrijf op een rij.
Prognose toekomstige winst. Hiermee voorspel je de winst van je bedrijf na een bepaalde periode.
Stappenplan voor het maken van een prognose
Een prognose of begroting maken is geen natte-vinger-werk. Je moet zo nauwkeurig mogelijk nagaan hoe je bedrijf in het verleden heeft gepresteerd en inschatten of je deze lijn ook kunt doortrekken. Met dit stappenplan maak je een gedegen prognose:
1. Data verzamelen:
Verzamel cijfers van afgelopen periodes en analyseer trends. Kijk ook naar ontwikkelingen in de branche en de algehele economie die van invloed kunnen zijn. Vraag eventueel een financieel specialist je daarbij te helpen.
Lees ook: Hoe maak je een forecast?
2. Kernparameters vaststellen:
Bepaal de belangrijkste meetwaarden voor je bedrijf, zoals verwachte omzet, kosten en groei. Deze waarden helpen je koers te bepalen en bij te sturen wanneer nodig.
3. Budgetten bepalen:
Op basis van je prognose kun je budgetten instellen. Hierin leg je vast wat je in een bepaalde periode wilt uitgeven aan een bepaalde bedrijfsactiviteit, bijvoorbeeld marketing. Je houdt je hier ook aan. In tegenstelling tot prognoses zijn budgetten statisch: eenmaal vastgesteld blijven ze voor een vastgestelde periode (meestal een maand, kwartaal of jaar) hetzelfde. Budgetten geven je grip op je uitgaven.
4. Prognose bijstellen:
Houd gedurende het jaar in de gaten of je cijfers overeenkomen met de voorspellingen. Wijkt de realiteit af, stel dan je prognose bij. Een prognose is een levend document en verandert mee met nieuwe inzichten. Alleen zo zorg je ervoor dat je op de lange termijn winst blijft maken, voldoende inkomsten houdt en de juiste investeringen doet.
Cijfers en prognoses uit bedrijfssoftware
Er is veel bedrijfssoftware beschikbaar die je helpt je bedrijf ‘meetbaar’ te maken. Denk aan:
Een CRM-systeem voor het contact met je klanten (prospects, leads, contactgegevens)
Een ERP-systeem voor je productie en voorraad
Een (online) boekhoudprogramma waar je inkomsten en uitgaven worden verwerkt.
Al deze programma’s kun je ook koppelen, zodat ze met elkaar communiceren en je zelf geen cijfers hoeft in te voeren of over te typen. Hiermee win je veel inzicht in je bedrijf en kun je betere beslissingen nemen. Dit proces wordt ook wel ketenoptimalisatie genoemd.
Rapportages van je data
Misschien krijg je in je boekhoudprogramma al een heel goed overzicht van alle data uit je bedrijf. Je kunt hier ook nog speciale rapportagesoftware voor gebruiken. Deze programma’s zijn vooral heel goed in het inzichtelijk maken van je data. Met een dashboard, waarin overzichtelijk de resultaten van je KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) zijn opgenomen, zie je in één oogopslag hoe het met je doelen staat. Dit is ook handig als je je cijfers moet presenteren aan andere partijen, zoals investeerders of je accountant.
Van inzicht naar actie
Zodra je inzicht hebt in je zelfgekozen variabelen, moet je er natuurlijk ook naar gaan handelen. Bedenk van tevoren wat je doet zodra je winst of omzet een bepaald niveau bereikt, of hoe hoog je kosten maximaal mogen zijn. Deze beslissingen kun je ook nemen samen met een boekhouder, accountant of financieel adviseur.
