Als je als leidinggevende of medewerker goed over wilt komen in een planningsgesprek, moet je goed voorbereid zijn. Met een handige checklist weet je waar je van tevoren en tijdens het gesprek aan kunt denken.

Checklist planningsgesprek leidinggevende

1. Ga na wat je wil bereiken met het planningsgesprek.

2. Bereid het gesprek voor:

• Wat staat in de functiebeschrijving?

• Welke taken voert de medewerker momenteel uit?

• Wat is de bedrijfsvisie?

• Wat zijn de operationele en strategische doelstellingen van de afdeling?

• Welke prestaties en resultaten verwacht je van de medewerker?

• In welke richting wil je je medewerker de komende periode graag zien ontwikkelen?

• Welke doorgroeimogelijkheden zie je voor deze medewerker?

• En welke ontwikkeling is daarvoor gewenst?

• Hoe ga je het gesprek aanpakken?

3. Vraag aan de medewerker zich ook voor te bereiden (zie checklist medewerker hieronder).

4. Behandel de medewerker als een gelijkwaardige gesprekspartner met evenveel inbreng.

5. Zorg dat je voldoende tijd vrijmaakt en volledig beschikbaar bent. Schakel telefoon en computer uit.

6. Structureer het gesprek:

• Open het gesprek met doelstellingen en agendapunten.

• Leg eventuele wijzigingen in het operationele en strategische plan uit.

• Laat de medewerker zijn eigen doelstellingen formuleren.

• Geef daarna je eigen verwachtingen weer.

• Kom tot een consensus en formuleer gezamenlijk SMART-doelstellingen: met deadlines, middelen om de doelstellingen te bereiken en prestatieindicatoren.

• Leg ontwikkelafspraken vast in een Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP)

• Rond af met een samenvatting.

• Plan een vervolgafspraak in (dit is meestal het functioneringsgesprek)

7.     Hou rekening met het feit dat de medewerker zich 'eigenaar' van de doelstelling moet voelen.

8.     Motiveer en stimuleer de medewerker.

Checklist planningsgesprek medewerker

1.     Zorg dat je goed voorbereid bent:

• Lees je functiebeschrijving.

• Welke taken voer je momenteel uit?

• Wat wil je eventueel veranderen in je functie?

• Op welke punten wil je je verder ontwikkelen en hoe wil je dit doen?

2.     Geef aan welke bijdrage jij aan de doelstellingen wilt leveren en hoe je dit kan realiseren.

3.     Luister aandachtig naar de verwachtingen die je leidinggevende heeft en tracht tot een consensus te komen.

4.     Zorg ervoor dat de uiteindelijke doelstellingen SMART geformuleerd zijn.