Salarisadministratie: uitbesteden of zelf doen?
Hoe werkt de administratie als je personeel in dienst hebt?
Zodra je een medewerker aanneemt, moet je een salarisadministratie gaan voeren. Maar wat is een salarisadministratie, wat moet je doen, wat moet je bewaren, hoe zit het met de Belastingdienst? Hier lees je alles wat je moet en wilt weten, of je het nou zelf gaat doen of de loonadministratie gaat uitbesteden.
Wat is salarisadministratie?
Salarisadministratie is alle administratie die te maken heeft met betalingen aan je medewerkers. Niet alleen salaris, maar ook reiskostenvergoeding, vakantiegeld, provisie of loonbeslag. Salarisadministratie is een onderdeel van je personeelsadministratie.
Wat moet je doen voor de salarisadministratie?
Bepalen hoeveel salaris je een medewerker gaat betalen
Bepalen hoeveel loonheffing afgedragen moet worden aan de Belastingdienst
Zorgen dat je medewerkers hun loonstrook op tijd ontvangen
Loonaangifte op tijd doen
Juiste bedrag uitbetalen
Wat moet je bijhouden?
Voor je salarisadministratie zijn dit de drie belangrijkste formulieren:
loonstaten
loonstroken
jaaropgaves
Wanneer is loonadministratie verplicht?
Zodra je een medewerker in dienst neemt, moet je een loonadministratie hebben. Hierin leg je een loonstaat aan, bewaar je loonstroken en jaaropgaven. Dat is allemaal onderdeel van het personeelsdossier. Je houdt de salarisadministratie bij voor jezelf, je medewerkers en de Belastingdienst.
Zo weet je hoeveel je aan je medewerkers moet betalen elke maand, wat je moet afdragen aan loonheffing en sociale premies aan de Belastingdienst en houd je overzicht wat er aan loonkosten uitgaat. Je mag zelf kiezen of je jouw loonadministratie zelf doet of (deels) uitbesteedt.
Salarisadministratie in 8 stappen
Ook als je besluit je salarisadministratie (deels) uit te besteden, dan is het fijn om te snappen wat salarisadministratie is en hoe het werkt. Zo heb je wel inzicht in het proces, ook als je dat niet helemaal zelf gaat doen.
Stap 1: vastleggen gegevens
Als werkgever. Meld jezelf als werkgever aan bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingennummer. Hiermee kun je de aangifte loonheffingen doen. Je krijgt dan ook elk jaar in december de Whk-beschikking, zodat je weet welke premie van toepassing is voor de Werkhervattingskas.
Voor je medewerker. Nu je personeel hebt, heb je ook een personeelsdossier. Hierin staan de gegevens van je medewerker. Je hebt minimaal nodig: een kopie van een identiteitsbewijs - dat kun je gelijk verifiëren als je de identificatieplicht voor personeel uitvoert - het arbeidscontract en de loonbelastingverklaring.
Stap 2: Contact- en salarisgegevens bijhouden
Wat verdient iemand en waar betaal je dat uit? Je bent als werkgever verplicht om uren te verantwoorden. Met een urenregistratie kan gecontroleerd worden of de richtlijnen voor arbeids- en rusttijden worden gevolgd. En betaal je medewerkers per gewerkt uur? Dan heb je ook een systeem nodig waarmee je die uren registreert. Verder ben je zodra er salaris wordt uitbetaald verplicht om te zorgen voor een kloppende loonstrook, een loonstaat en een jaaropgaaf.
Stap 3: Maken en versturen van de loonstroken
Je bent als werkgever verplicht loonstroken te maken en te versturen. Tenzij een medewerker expliciet toestemming heeft gegeven alléén voor een digitale loonstrook, moet je een (ook) een papieren loonstrook versturen.
Tip: Lees meer over de berekening van bruto naar netto uurloon en maandloon.
Stap 4: Loonaangifte doen bij de Belastingdienst
Je moet elke maand of elke 4 weken loonaangifte doen bij de belastingdienst. Hiervoor heb je de bijgewerkte loonstaten nodig. Heb je minder dan 10 medewerkers, dan kun je aangiftesoftware gebruiken van Mijn Belastingdienst Zakelijk. Hiervoor moet je inloggen met DigiD als je een eenmanszaak, vof of maatschappij hebt, anders moet je eHerkenning gebruiken. Bij meer dan 10 medewerkers moet je aangifte doen met commerciële software.
Stap 5: extra betalingen bijhouden
Zit je in een bepaalde branche of werk je volgens een cao? Dan kun je te maken hebben met extra betalingen. Denk aan bonussen, maar ook eindejaarsuitkeringen of winstdeling. Ook als er een wijziging is geweest in de cao en je met terugwerkende kracht zaken moet betalen, moet je dat bijhouden.
Stap 6: medewerkers betalen
Betaal je medewerkers. Denk eraan dat je verantwoordelijk bent voor de correcte afdracht van loonbelasting en de premies volksverzekering aan de Belastingdienst. Vergeet je dit, dan kun je een boete krijgen.
Stap 7: jaaropgaven maken
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om binnen een redelijke termijn de jaaropgave te verstrekken. De meeste ondernemers geven de jaaropgaven van het afgelopen jaar in januari en februari. Gaat iemand daarvoor uit dienst? Dan mag je de jaaropgave al eerder verstrekken.
Stap 8: kosten in boekhouding zetten
Zet de salarissen en loonkosten in je boekhouding. Dit geeft je meer overzicht en inzicht in de kosten, maar het is ook verplicht vanuit de Belastingdienst.
Ga je salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?
Je bent verplicht een salarisadministratie bij te houden, maar er is geen regel die bepaalt of je het zelf mag doen of het verplicht moet uitbesteden. Daarom heb je de volgende mogelijkheden:
Loonadministratie zelf doen: je doet alles rondom salarissen en de administratie daarvan. Je bent zelf verantwoordelijk dat alles fiscaal en wettelijk gezien klopt.
Salarisadministratie uitbesteden: wil je liever tijd besteden aan je core-business in plaats van salarisadministratie en de wetten en regels daaromheen? Dan kun je de administratie uitbesteden aan een salarisadministrateur.
Deels zelf doen, deels uitbesteden: zelf doen wat je zelf kan en uitbesteden waar je geen verstand van of tijd voor hebt, het is de gulden middenweg. Met slimme software van bijvoorbeeld Loket.nl bepaal jij wie wat doet. Laat medewerkers zelf hun verlof en declaraties invoeren, bepaal zelf wie wat verdient en besteed de salarisadministratie en fiscale onderdelen uit aan je accountant.
Hoe lang moet je salarisadministratie bewaren?
Je salarisadministratie valt onder de fiscale bewaarplicht. De bewaartermijn van de salarisadministratie is daarmee 7 jaar. Ook als je stopt met je bedrijf of weer verder gaat als zzp’er. En gaat iemand uit dienst? Dan moet je zijn of haar gegevens ook nog 7 jaar na de uitdiensttreding bewaren.
