Tien tips voor succes met subsidie

Er zijn ruim 150 subsidies voor ondernemers in Nederland. Het aanvragen blijft een lastige klus. In dit artikel geven we je tien tips.

Tip 1: Zorg voor een goede toekomstvisie voor je bedrijf

Subsidie is niets meer en niets minder dan een tegemoetkoming in kosten. Heb je als bedrijf goed inzicht in hoe je je in de toekomst wil gaan ontwikkelen? Dan geeft dat een goed beeld van waar je kosten gaat maken en waar een subsidie het meest wenselijk is. Met een goede toekomstvisie kun je gerichter zoeken.

Tip 2: Wees op de hoogte

Waar het overheidsbeleid parallel loopt met je bedrijfsbeleid, liggen subsidiekansen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties, waar veel subsidiemogelijkheden liggen:

• Je gaat investeren in energie- en/of milieubesparende maatregelen

• Je gaat een nieuw innovatief product ontwikkelen

• Je start met activiteiten in het buitenland

Veel van deze informatie haal je uit de krant, vakbladen en regionale bladen. Ook op internet kun je veel informatie over subsidies vinden. Als je van de diverse beleidsterreinen een goed beeld hebt, kun je een match maken. Om de match goed te maken kun je ook een beroep doen op een deskundige adviseur. Die is op de hoogte van het overheidsbeleid en kent de regelingen die voor jou interessant zijn. De Rijksdienst van Ondernemend Nederland heeft op hun website een overzicht van alle lopende subsidies.

Tip 3: Zorg voor een goed netwerk

Een ander bedrijf voert een project uit en heeft daarvoor subsidie ontvangen. Als je een vergelijkbaar project gaat starten, kun je ervaringen uitwisselen met dat bedrijf. Contact met bestuurders en ambtenaren is ook zeer zinvol. Zij kunnen je attenderen op subsidiemogelijkheden ook doorverwijzen naar de juiste personen. Uiteindelijk levert dit kostbare informatie op die je kunt gebruiken voor het indienen van een subsidieaanvraag.

Tip 4: Analyseer de belanghebbenden

Bedenk welke instantie nog meer belang heeft bij een succesvolle afronding van je project. Als je die organisatie (bijvoorbeeld een overheidsinstantie) kunt aanwijzen, dan heb je meestal de subsidieverstrekker te pakken. Ook weten leveranciers (van bijvoorbeeld machines of installaties) of er subsidie op hun product zit. Breng in ieder geval altijd de mogelijkheid van subsidie ter sprake. Zeker als je gezien het beleidsthema subsidiemogelijkheden vermoedt. Hieronder enkele voorbeelden van thema’s en bijbehorende organisaties:

• Het bevorderen van duurzame arbeidsinzet: Ministerie van SZW vanuit het Europees Sociaal Fonds

• Technische productontwikkeling: Ministerie van Economische Zaken via RVO.nl

• Starten op buitenlandse markt: Ministerie van Buitenlandse Zaken via RVO.nl

Tip 5: Informatie verzamelen en kansen peilen

Belangrijk is dat een aanvraag zo goed mogelijk aansluit bij het subsidieprogramma. Soms is het nodig dat je het subsidieproject iets aanpast om binnen de voorwaarden te passen. Verzamel zoveel mogelijk informatie over de voorwaarden waarop de subsidieverstrekker selecteert. Dat geldt zeker bij aanvragen die op kwaliteit met andere aanvragen moeten concurreren. Zoek naar informatie over de regeling en eventuele beleidsstukken (van de diverse overheden) over het thema waar de aanvraag betrekking op heeft. Als het mogelijk is om een aanvraag vooraf al voor te leggen aan een verstrekker, is het zinvol dit te doen. De informatie die hieruit komt, kun je gebruiken om een aanvraag sterker te maken of om alsnog af te zien van een aanvraag.

Tip 6: Wees op tijd

Subsidie is een stimuleringsmiddel en moet je over het algemeen aanvragen voordat je verplichtingen bent aangegaan. Veel subsidies kennen bovendien deadlines. Het indienen van een subsidieaanvraag wil nog wel eens een sluitpost zijn van een tijdsplanning. Dit kan betekenen dat je de deadline voor aanvraag niet haalt of dat het project intussen begonnen is. Aan de andere kant heeft de kwaliteit van een project te lijden onder een te krappe tijdsplanning. Het voorleggen van een aanvraag lukt dan vaak niet eens. Soms biedt een regeling de mogelijkheid om een aanvraag vormvrij in te dienen. Daarmee kun je extra tijd winnen.

Tip 7: Controleer of je de subsidie werkelijk wil

Als de contouren van de subsidieaanvraag zichtbaar zijn, is het belangrijk dat je de optie mét en zonder subsidie naast elkaar houdt. Het kan zijn dat je – om voor subsidie in aanmerking te komen – het project moet aanpassen. Welk traject is voor jou het aantrekkelijkst?

Tip 8: Wijs een verantwoordelijke aan

Het is van belang dat iemand verantwoordelijk is voor de subsidieaanvraag en de realisatie van het project. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een externe adviseur. Maak deze persoon verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat. Zo voorkom je dat zaken rond de aanvraag en de verantwoording blijven liggen.

Tip 9: Dossiervorming

Bij subsidietoezeggingen horen verplichtingen. Je moet daaraan voldoen om de toegezegde subsidie daadwerkelijk te ontvangen. Je moet aantonen dat je de begrote kosten ook daadwerkelijk hebt gemaakt, soms met een accountantsverklaring. Verzamel daarom meteen vanaf de start van de subsidieaanvraag bewijzen en leg deze systematisch vast. Dat bespaart je veel tijd op het moment dat je het vaststellingsformulier moet opsturen en bij een eventuele controle. Als er ook loonkosten in de subsidiabele kosten zijn opgenomen, is het zaak dat werknemers tijd gaan schrijven.

Tip 10: Evalueer de voortgang met verstrekker

Zeker bij omvangrijke projecten is het belangrijk om de subsidieverstrekker geregeld op de hoogte te stellen van de voortgang. Bij wijziging van het project tijdens de uitvoering is dit vaak een verplichting. Door regelmatig contact te onderhouden kun je vroegtijdig knelpunten signaleren en indien mogelijk oplossen.