Ouderschapsverlof van mijn personeel

Een van je werknemers heeft gezinsuitbreiding. Hoe zit het met ouderschapsverlof en hoe verschilt dat van andere soorten verlof die van belang zijn? Wat je moet regelen voor je personeel en waar je zoal rekening mee moet houden, lees je hier.

Wat is ouderschapsverlof?

Om te wennen aan de nieuwe gezinssituatie mag je werknemer 26 weken ouderschapsverlof opnemen, waarvan 9 weken gedeeltelijk betaald en 17 weken onbetaald. Er bestaan dus twee soorten ouderschapsverlof: betaald en onbetaald. 

Betaald ouderschapsverlof: UWV betaalt 9 weken 70% van het arbeidsloon 

Vanaf 2 augustus 2022 hebben je werknemers recht op 9 weken (deels) betaald ouderschapsverlof. Op deze manier wil de overheid ouders meer tijd geven om te wennen aan de nieuwe gezinssituatie. Zo kunnen kersverse ouders bewuste keuzes maken over de verdeling van zorg en werk. Kortom, een verlofregeling die moet leiden tot een gezinssituatie die goed in balans is. En daar pluk je als werkgever ook de vruchten van. 

Steeds meer aanvragen betaald ouderschapsverlof

Uit onderzoek van het UWV blijkt dat steeds meer werknemers gebruikmaken van betaald ouderschapsverlof. 

Lees hier ons nieuwsartikel: Steeds meer ouders maken gebruik van betaald ouderschapsverlof

17 weken onbetaald ouderschapsverlof 

Naast het deels betaalde verlof van 9 weken, mogen je medewerkers nog eens 17 weken onbetaald ouderschapsverlof opnemen. In totaal heeft personeel in loondienst dus recht op 26 weken wettelijk verlof. Je kunt samen afspraken maken over hoe het verlof voor beide partijen het beste kan worden opgenomen, maar je mag een aanvraag niet weigeren.

Het betaalde ouderschapsverlof moet binnen het eerste levensjaar van het kind worden opgenomen. Het onbetaald ouderschapsverlof vóór het achtste levensjaar van het kind. 

Zwangerschapverlof, geboorteverlof en ouderschapsverlof 

Het betaald ouderschapsverlof van 9 weken staat trouwens los van zwangerschapsverlof,  geboorteverlof voor partners en aanvullend geboorteverlof. 

Zwangerschapsverlof voor vrouwen

Zwangerschapsverlof is een wettelijke regeling die alleen voor zwangere vrouwen is bedoeld. Tijdens zwangerschapsverlof wordt je werknemer 100% doorbetaald door het UWV.

Geboorteverlof voor partners

Voor partners is er een ander soort verlof zodra een kind is geboren: geboorteverlof voor partners. Dit heet ook wel kraamverlof of partnerverlof. In Nederland hebben partners recht op één keer een week vrij. Anders dan bij zwangerschapsverlof en ouderschapsverlof, draag je zelf de kosten. Je betaalt het loon tijdens dit verlof volledig door. Je werknemer mag de verlofdagen flexibel opnemen, zolang dit wel gebeurt binnen vier weken na de geboorte van het kind.

Aanvullend geboorteverlof voor partners

Dan bestaat er sinds 1 juli 2020 ook nog aanvullend geboorteverlof. Na het geboorteverlof van één week, mag je werknemer maximaal 5 weken (x het aantal werkuren per week) aanvullend geboorteverlof opnemen. Het UWV betaalt in die periode een uitkering. Ook hier geldt weer dat de uitkering maximaal 70% bedraagt van het dagloon, tot aan het maximale dagloon van dat moment. Dit aanvullende verlof moet binnen 6 maanden na de geboorte van het kind worden opgenomen.

Lees ook: Geboorteverlof voor partners: wat moet je als werkgever weten? 

Welke soorten verlof bestaan er nog meer?

• Verschillende soorten bijzonder verlof op een rijtje

• Verschillende soorten onbetaald verlof op een rijtje

Wet betaald ouderschapsverlof 2024: zo werkt het

Het ouderschapsverlof is vastgelegd in de Wet arbeid en zorg (WAZO). Hierin staat bijvoorbeeld dat het UWV tijdens de verlofperiode werknemers een uitkering betaalt. Deze bedraagt 70% van het dagloon. Het maximale dagloon vanaf 1 juli 2024 bedraagt € 282,95 en wordt elk half jaar opnieuw vastgesteld.

Voorwaarden verlof 

• De werknemer is ouder of verzorger van het biologische kind, adoptiekind of pleegkind.

• Bij een pasgeborene moet het betaalde verlof in het eerste levensjaar van het kind worden opgenomen.

• In dat eerste jaar mag het betaalde ouderschapsverlof flexibel worden opgenomen. De verlofperiode hoeft dan ook niet per se aaneengesloten te zijn. Je kunt natuurlijk wel afspraken maken met je werknemer om dit op een manier in te vullen die voor beide partijen gunstig is. Zo is verlof in deeltijd ook mogelijk. Je mag een aanvraag voor flexibel ouderschapsverlof alleen weigeren als er sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen. 

• Het adoptie- of pleegkind is jonger dan 8 jaar, behalve als er een andere maximale leeftijd in de cao staat.

• Is de werknemer verzorger van een kind? Dan moet het kind ingeschreven staan op het adres van de werknemer.

Wat moet je regelen voor je personeel?

Het UWV betaalt dus de uitkering tijdens de verlofweken. Het verlof dien je wel voor je werknemer aan te vragen bij het UWV. Die maakt het bedrag naar jou over. Je moet de uitkering vervolgens zelf uitbetalen aan je werknemer, behalve als je tijdens de aanvraag een betaalverzoek indient. In dat geval maakt het UWV achteraf de uitkering direct over naar je werknemer.

Na het aanvragen van de uitkering duurt het ongeveer 4 weken voordat het eerste bedrag op je rekening wordt gestort.

Verplicht of vrijwillig het inkomen aanvullen

Hoewel het UWV 70% van het dagloon betaalt, kan het voorkomen dat jij dit moet aanvullen. In sommige cao’s is namelijk een verplichting opgenomen. Ziekenhuizen moeten bijvoorbeeld verplicht het loon aanvullen tot 100%. Sommige werkgevers vullen de uitkering van 70% zelf aan tot 100%, dus zonder verplichting. Op die manier heeft een werknemer geen inkomensgat tijdens het verlof. Een gebaar dat zeker kan rekenen op waardering.

Ouderschapsverlof tweeling

Heeft je medewerker dubbel geluk en is er een tweeling geboren? Dan mag je medewerker twee keer ouderschapsverlof opnemen. Voor een drieling geldt drie keer ouderschapsverlof, enz. Verder gelden dezelfde voorwaarden.

Ouderschapsverlof berekenen

Wil je de hoogte berekenen van het totale ouderschapsverlof (betaald en onbetaald) van een werknemer? Vermenigvuldig dan het aantal uren dat je medewerker per week werkt met 26. Het verlof is namelijk 26 maal het aantal uren dat iemand per week werkt.

Voorbeeld: een werknemer die 32 uur per week werkt heeft recht op:

32 x 26 = 832 uur

De exacte hoogte van de uitkering hangt af van het salaris van de werknemer. Het UWV betaalt 70% van het dagloon. Goed om te weten: zoals eerder gezegd, krijgt je werknemer niet alle weken uitbetaald. Het gaat om 9 weken deels betaald verlof. De rest is onbetaald.

Wat moet je weten over betaald ouderschapsverlof en ziekte?

Als je medewerker ziek wordt tijdens het ouderschapsverlof, zijn er enkele belangrijke punten om rekening mee te houden:

• Medewerker wordt ziek tijdens betaald ouderschapsverlof: Het ouderschapsverlof loopt door, ook als je werknemer ziek wordt. De verlofperiode wordt niet verlengd, en de betaling van 70% van het dagloon via het UWV blijft doorlopen.

• Medewerker wordt ziek voordat ouderschapsverlof begint: Als je ziek wordt voordat je betaald ouderschapsverlof begint, geldt in principe de normale regeling voor ziekte. Dit betekent dat je recht hebt op ziekengeld. Zodra je hersteld bent, kun je alsnog je ouderschapsverlof opnemen.

• Medewerker wordt langdurig ziek: Ook bij langdurige ziekte blijft het ouderschapsverlof doorlopen, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt met de werkgever. In dat geval kan het nodig zijn om het verlof op te schorten, afhankelijk van de situatie.

Wat moet je weten over betaald ouderschapsverlof en vakantiedagen?

Betaald ouderschapsverlof kan invloed hebben op de opbouw en het gebruik van vakantiedagen:

• Opbouw van vakantiedagen: Tijdens de periode van betaald ouderschapsverlof (en ook tijdens onbetaald ouderschapsverlof) blijf je medewerker vakantiedagen opbouwen. Tenzij er in een cao iets afwijkends is opgenomen. De wettelijke vakantiedagen blijven doorlopen op basis van de uren dat je werknemer formeel in dienst is.

• Vakantie opnemen tijdens ouderschapsverlof: Het is mogelijk om tijdens het ouderschapsverlof vakantiedagen op te nemen. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld een deel van het inkomensverlies te compenseren. Tijdens vakantiedagen ontvangt je werknemer namelijk 100% van het salaris, in plaats van 70% (wettelijk minimum) zoals tijdens het betaalde ouderschapsverlof.

• Verrekening van ouderschapsverlof en vakantiedagen: Je kunt in overleg met je werknemer afspraken maken over de combinatie van ouderschapsverlof en vakantiedagen. Let wel op dat je ouderschapsverlof officieel verlof is, en dat vakantiedagen normaal gesproken niet automatisch worden opgenomen tijdens deze periode, tenzij je werknemer dat specifiek aanvraagt.

Wat moet je weten over betaald ouderschapsverlof en pensioenopbouw?

Betaald ouderschapsverlof kan invloed hebben op de pensioenopbouw. In hoeverre hangt af van je afspraken met de pensioenuitvoerder.

• Pensioenopbouw loopt meestal door: In veel gevallen blijft de pensioenopbouw doorlopen tijdens betaald ouderschapsverlof, maar dit is afhankelijk van de pensioenregeling die je organisatie biedt. 

• Onbetaald deel van het ouderschapsverlof: Zodra het verlof onbetaald wordt (na de 9 weken betaald ouderschapsverlof), heeft dit mogelijk gevolgen voor de pensioenopbouw, tenzij je andere afspraken maakt met het pensioenfonds. Dit verschilt per pensioenregeling.

• Het is verstandig om contact op te nemen met de pensioenuitvoerder voor specifieke informatie over de gevolgen van ouderschapsverlof op de pensioenopbouw van je werknemers. 

10 tips om een aanvraag betaald ouderschapsverlof goed te behandelen

Het is belangrijk om een aanvraag voor betaald ouderschapsverlof professioneel, zorgvuldig en empathisch te behandelen. Het verlof is namelijk een wettelijk recht en heeft juridische, financiële en organisatorische gevolgen voor jouw organisatie. 

10 tips waarmee je een aanvraag voor ouderschapsverlof goed afhandelt:

1. Zorg voor een helder verlofbeleid

• Formele verlofregeling: Stel een duidelijk en goed gecommuniceerd ouderschapsverlofbeleid op. Hierin omschrijf je zowel de wettelijke als eventuele aanvullende (betaalde) verlofregelingen binnen je organisatie. 

• Cao- en bedrijfsregelingen: Controleer of de cao of bedrijfsregelingen specifieke voorwaarden bevatten voor betaald ouderschapsverlof, en communiceer deze helder aan je werknemers. 

2. Wees op de hoogte van wettelijke verplichtingen rondom betaald ouderschapsverlof

• Wees op de hoogte van wettelijke regelingen: Vanaf 2 augustus 2022 hebben werknemers in Nederland recht op negen weken deels betaald ouderschapsverlof (70% van het dagloon, tot het maximumdagloon), mits het verlof wordt opgenomen in het eerste levensjaar van het kind. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van deze regeling en dat je je medewerkers hierop wijst.

3. Probeer de financiële impact nauwkeurig in te schatten

• Wees voorbereid op kosten:  Bepaal wat de financiële impact van het betaald ouderschapsverlof voor je organisatie is. Houd rekening met extra kosten 

Houd ook rekening met de mogelijke toename in kosten bij aanvullende regelingen. Bijvoorbeeld wanneer je kiest voor volledige doorbetaling, vervanging regelt of een langer betaald verlof gunt.

4. Check hoe het zit met flexibiliteit in verlofopname

• Overleg invulling verlofuren met je werknemer: Bespreek samen hoe je werknemer het betaald ouderschapsverlof wil opnemen. De wettelijke regeling biedt de mogelijkheid om de negen weken flexibel op te nemen (bijvoorbeeld verspreid over enkele maanden).

• Leg afspraken schriftelijk vast: Zorg ervoor dat de afspraken over de duur en indeling van het verlof schriftelijk worden vastgelegd, zodat er duidelijkheid ontstaat voor beide partijen.

5. Communiceer helder en zorg voor een snelle afhandeling

• Regel een schriftelijke aanvraagbevestiging: Reageer snel op de aanvraag en geef schriftelijk bevestiging van het betaald ouderschapsverlof, inclusief afspraken over de verlofperiode en indeling.

• Communiceer duidelijk over doorbetaling tijdens verlof: Wees transparant over hoe de doorbetaling geregeld is, inclusief eventuele aanvulling op het wettelijk verplichte percentage (70% van het dagloon).

6. Organiseer taken en werkoverdracht 

• Overweeg tijdelijke vervanging: Zorg voor een duidelijke planning rond de tijdelijke afwezigheid van de werknemer. Dit kan door werkverdeling onder collega's of het inschakelen van een tijdelijke kracht.

• Zorg voor een soepele werkoverdracht: Zorg dat er goede afspraken worden gemaakt over de overdracht van taken en verantwoordelijkheden, zodat het werk doorgang kan vinden tijdens de afwezigheid van je medewerker.

7. Duidelijkheid over terugkeer na verlof

• Maak afspraken over terugkeer: Bespreek ruim voor het einde van het betaald ouderschapsverlof hoe de terugkeer naar het werk zal verlopen. Dit kan een geleidelijke opbouw zijn, bijvoorbeeld met deeltijdwerk of flexibele uren.

• Evalueer de werkbelasting: Na het verlof kan de balans tussen werk en privéleven van de werknemer zijn veranderd. Zorg voor een open gesprek waarin de werknemer feedback kan geven over de werkbelasting en eventuele aanpassingen bespreekbaar zijn.

8. Wees empathisch en ondersteunend

• Erken de werk-privébalans: Het is belangrijk dat je als werkgever empathisch en begripvol bent ten aanzien van de behoeften van de werknemer tijdens deze periode. Dit kan bijdragen aan een positief werkklimaat en de loyaliteit van de werknemer versterken.

• Bied ondersteuning: Bied waar mogelijk extra ondersteuning, zoals toegang tot kinderopvangdiensten, flexibele werkuren, of coaching om de overgang naar ouderschap en werk soepel te laten verlopen.

9. Zorg voor een goede administratie

• Zorg voor goede documentatie en registratie: Houd een goede administratie bij van de aanvraag, goedkeuring, duur en doorbetaling van het verlof. Dit is belangrijk voor zowel juridische als administratieve doeleinden, zoals de aanvraag van subsidies of het uitkeren van salaris.

• Registratie bij UWV: Zorg dat de aanvraag voor compensatie via het UWV correct wordt afgehandeld.

10. Respecteer de privacy van je werknemer

• Bescherm privacy: Ga zorgvuldig om met persoonlijke informatie rondom het ouderschapsverlof. Dit geldt ook voor de redenen van het verlof en de verlofplanning.

• Waarborg vertrouwelijkheid: Zorg ervoor dat de verlofaanvraag en details alleen gedeeld worden met degenen die erbij betrokken zijn.

Door een goed georganiseerd proces voor betaald ouderschapsverlof te bieden, kan je bijdragen aan een gezonde werk-privébalans voor werknemers, En dat kan weer een positief effect hebben op de tevredenheid en productiviteit.

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.