Mijn werknemer is ziek, wat moet ik doen?
Een plan van aanpak bij zieke medewerkers
Als werknemers zich ziek melden, moet je als werkgever een aantal stappen nemen. Wat staat je te doen? Volg dit stappenplan bij ziekmeldingen.
Griep, corona, van de fiets gevallen? Iedereen is weleens niet in staat om te komen werken om een medische reden. Dat is vervelend, maar in de meeste gevallen zijn medewerkers er ook gauw weer bovenop. Als werkgever moet je dan een paar stappen doorlopen, maar je hoeft je geen zorgen te maken.
Dat verandert als een medewerker vaak ziek is, lang thuis blijft of psychische problemen heeft. Dan is het tijd voor zogenaamde actieve verzuimbegeleiding. Hoe weet je wat je te doen staat? Wij geven je een stappenplan.
1. Meld je werknemer ziek
Als medewerkers ziek zijn, melden zij dat eerst bij jou. Als werkgever moet jij vervolgens deze ziekmelding doorgeven aan de bedrijfsarts of arbodienst. Dit geldt ook als je werknemer slechts een dag ziek is. Je bent verplicht om de ziekmelding binnen zes weken te melden bij de bedrijfsarts of arbodienst, maar liever doe je dat eerder. Een arbodienst of verzuimverzekeraar eist vaak dat je dit binnen twee dagen doet. Lees hier hoe zo'n ziekmelding precies werkt.
Als je werknemer aanspraak maakt op een ziektewetuitkering, dan moet je daarnaast binnen vier dagen ziekteaangifte doen bij het UWV.
Overigens moet je het loon van je werknemer gewoon doorbetalen tijdens ziekte, voor een maximale periode van twee jaar.
2. Houd contact met je werknemer
Na de ziekmelding is het belangrijk om contact te houden met je medewerker. Zo weet je wanneer je jouw personeel weer terug kunt verwachten.
Is een werknemer regelmatig korte tijd ziek, dan is sprake van ' kort frequent verzuim'. Vaak is er dan iets meer aan de hand. In dat geval kun je voorstellen dat je werknemer eens langsgaat bij de bedrijfsarts. Die kan achterhalen wat de echte oorzaak van het verzuim is.
3. Op bezoek bij de bedrijfsarts
De aanpak van de bedrijfsarts verschilt per arbodienst. Steeds vaker hebben bedrijfsartsen niet alleen aandacht voor fysieke klachten, maar ook voor mentale aspecten zoals motivatie en werk-privébalans. Anders gezegd, ze kijken naar vitaliteit. Vitale medewerkers zijn minder vaak ziek, duurzaam inzetbaar en gemotiveerd.
De bedrijfsarts zal bijvoorbeeld vragen waarom een medewerker zich ziek meldt en wat hij doet om dit te voorkomen. Hoe is zijn motivatie? Voelt hij zich thuis en geaccepteerd op de werkvloer? Als een bedrijfsarts weet wat het werkelijke probleem van de vele ziekmeldingen is, kan hij samen met de medewerker op zoek naar een oplossing.
4. Laat een probleemanalyse maken
De bedrijfsarts of arbodienst maakt binnen zes weken een probleemanalyse, dit is verplicht vanuit de Wet Verbetering Poortwachter. Hierin staan nauwkeurig de klachten en de oorzaak van het verzuim beschreven. De bedrijfsarts geeft een advies over de manier waarop de werknemer het beste kan re-integreren. Dat doet hij onafhankelijk van jou als werkgever. De bedrijfsarts stuurt deze naar de leidinggevende, en de leidinggevende moet zorgen dat er ook een exemplaar terecht komt bij de werknemer.
De probleemanalyse wordt opgesteld aan de hand van een spreekuur bij de bedrijfsarts. Op basis van de probleemanalyse beoordeelt UWV of werkgever en werknemer voldoende inspanningen hebben geleverd om tot werkhervatting te komen. Lukt het niet om samen een probleemanalyse op te stellen? Dan kun je ook een deskundigenoordeel bij UWV aanvragen.
5. Maak psychisch verzuim en discriminatie bespreekbaar
Als uit de probleemanalyse blijkt dat je medewerker een burn-out, angststoornis of andere psychische klachten heeft, dan is dat niet zo gek. Uit onderzoek van TNO blijkt dat 65 procent van al het werkgerelateerd verzuim psychisch van aard is. Als je dit op tijd merkt en aanpakt, kun je langdurige uitval voorkomen.
Soms komt verzuim doordat een medewerker zich niet op zijn plek voelt in de organisatie. Misschien komt dat door culturele verschillen, pesten op het werk of spanning in het team. Zoek de oorzaak en ga aan de slag om de situatie te verbeteren.
Verzuim bespreekbaar maken
Je kunt daarbij bijvoorbeeld een Duurzaam Inzetbaarheidsprotocol van bijvoorbeeld Zorg van de Zaak gebruiken. Zo'n inzetbaarheidsprotocol helpt je om heldere afspraken te maken met werknemers. Ook geeft het een overzicht van alle mogelijkheden die er zijn en zaken waar rekening mee moet worden gehouden, voorafgaand-, tijdens- en na uitval.
6. Bekijk samen met een arbeidsdeskundige de re-integratiemogelijkheden
Een arbeidskundige is specialist op het gebeid van re-integratie. Hij weet als geen ander dat arbeidsparticipatie bevorderend werkt voor het herstel van je werknemer. Een arbeidsdeskundige bekijkt op welke manier de werknemer zijn eigen werk weer uit zou kunnen voeren. Kan dit niet, dan zoekt hij – samen met jou – naar ander werk voor je werknemer binnen of buiten je bedrijf.
Maak vervolgens re-integratieafspraken over manieren om samen de terugkeer naar werk mogelijk te maken en de manier waarop jullie contact hebben tijdens de verzuimperiode. Leg alle re-integratieafspraken vast en zorg dat je werknemer een kopie van het document krijgt. Je hebt deze papieren nodig in het geval dat je werknemer na twee jaar ziekte een WIA-aanvraag gaat doen.
6. Meld je werknemer ziek bij het UWV
Is je werknemer langer dan 18 weken ziek? Dan is er sprake van langdurige arbeidsongeschiktheid. Is je werknemer langer dan 42 weken ziek? Doe dan een ziekmelding bij het UWV via het online werkgeversportaal. Is je werknemer langer dan een jaar ziek, vraag dan een WIA-uitkering aan.
7. Meld je werknemer beter
Is je werknemer weer beter? Geef dan de herstelmelding door aan de arbodienst of de bedrijfsarts. Was de medewerker langdurig ziek en kreeg hij een ziektewetuitkering? Meld hem dan ook weer beter bij het UWV via het werkgeversportaal. Doe dat binnen twee dagen.
Ziekte is voor niemand leuk. Niet voor jou en niet voor je werknemer. Maar helaas kun je het niet altijd voorkomen. Met dit voorbeeld plan van aanpak weet je in ieder geval welke stappen je kunt nemen, als een van je werknemers zich ziek meldt. Arbodiensten als die van Zorg van de Zaak MKB helpen je om de passende invulling te geven aan elk van deze stappen.
