Zakelijke meetings: wanneer fysiek of virtueel contact?
Virtueel vergaderen of een echte afspraak maken?
Vergaderen kan tegenwoordig makkelijk via videoconferencing. Toch blijft het belangrijk om elkaar af en toe in het echt te ontmoeten. Hoe weet je wanneer je iets via de digitale weg kan afhandelen en wanneer je in het echt moet afspreken?
Fysiek of virtueel vergaderen
Bij elke meeting hebben bedrijven de keuze tussen fysieke vergaderingen waarbij deelnemers samen in dezelfde ruimte zitten, en virtuele meetings waarbij iedereen online aanwezig is. Je kunt dit ook combineren, dan heb je een soort ‘hybride’ meeting waarbij een aantal deelnemers fysiek bij elkaar zijn, en de rest online aanwezig is.
Nog niet zo lang geleden was het standaard om voor iedere vergadering naar kantoor of een vergaderlocatie te komen. Hier is pas verandering in gekomen met het populair worden van online vergadertools als Zoom en Microsoft Teams. In de coronacrisis is deze ontwikkeling in een stroomversnelling gekomen.
De voordelen van online vergaderen
Virtueel vergaderen heeft veel voordelen. Je bespaart niet alleen veel tijd, maar ook reiskosten. Zeker wanneer het gaat om een overleg tussen verschillende organisaties, is het vaak praktischer om elkaar online te spreken. Dat geldt ook voor teams waarbij één of meer mensen thuis of op een flexwerkplek aan het werk zijn. Een ander voordeel van online vergaderingen is dat je eenvoudig documenten kunt delen en samen bewerken. Zo kun je in realtime samenwerken.
De voordelen van fysiek vergaderen
Toch zijn er ook situaties waarin het slim is om fysiek te overleggen. Denk bijvoorbeeld aan situaties waar non-verbale communicatie heel belangrijk is, zoals bij een beoordelingsgesprek met een van je werknemers, een sollicitatiegesprek of een eerste ontmoeting met een potentiële nieuwe klant. Dat geldt ook voor overleggen waarbij je gevoelige informatie gaat bespreken, je weet maar nooit wie er mee kan luisteren bij de andere thuis of op de flexwerkplek. Tot slot is het vaak slim om fysiek bij elkaar te komen wanneer je een creatieve brainstormsessie wilt houden. Online voelen veel mensen een drempel om een idee in de groep te gooien.
Wanneer kies je voor welke vergadervariant?
Als je wilt kiezen of een meeting virtueel of fysiek moet plaatsvinden, is het belangrijk om goed te bedenken wat je gaat bespreken en wat het doel van de meeting is. Is het vooral informatief, of wil je graag veel interactie? Voor een puur informatieve sessie is een virtuele meeting het meest geschikt, maar als je veel interactie wilt is het slim om fysiek te vergaderen. Wie moet er deelnemen aan de meeting, en waar bevinden zij zich? Als de deelnemers verspreid zitten over het land (of zelfs in andere landen), is een online meeting het meest praktisch.
Tip: Voorkom verwarring en bespreek van tevoren welke ontmoetingen je in ieder geval digitaal of face-to-face wil doen. Evalueer alle bijeenkomsten. Als blijkt dat sommige fysieke ontmoetingen overbodig zijn, kun je besluiten om ook deze voortaan via een virtuele meeting af te handelen.
Tips voor fysieke en online vergaderingen
Wil je graag efficiënter vergaderen? Dan zijn er een aantal aandachtspunten waar je op kunt letten. Deze gelden zowel voor fysieke vergaderingen als virtuele meetings:
Heldere doelstellingen Als je graag een effectieve vergadering wilt organiseren, is het belangrijk om van tevoren doelstellingen te formuleren. Wat wil je aan het eind van de meeting bereikt hebben? Zorg dat je dit vooraf communiceert aan alle deelnemers.
Beperk de deelnemerslijst Meer deelnemers is vaak geen goed idee. Wanneer er te veel mensen willen meebeslissen, zorgt dit voor ruis. Nodig alleen de mensen uit die een actieve rol hebben in de agenda-onderwerpen.
Actieve deelname Stimuleer alle deelnemers om hun input te geven in de vergadering. Geef bijvoorbeeld de voorzitter de taak om de gaten te houden of iedereen zijn of haar mening heeft kunnen geven. Tip: wanneer je de notulen automatisch laat uitwerken met een tool als Copilot in Microsoft Teams, heb je geen notulist nodig. Zo kan iedereen actief deelnemen aan de vergadering.
