Mag ik samenwerken bij aanbestedingen?
Samenwerking bij een aanbesteding, mag dat?
Ja, dat mag. Sterker nog, in veel gevallen heb je als mkb-ondernemer geen andere keuze, omdat je zelfstandig niet aan de (omzet)eisen kan voldoen. Er zijn wel voorwaarden bij combinatievorming.
Regelmatig komt het voor dat je als inschrijver van een aanbesteding niet in staat bent om aan de geschiktheidseisen van een aanbesteding te voldoen. Je omzet is niet groot genoeg, of je hebt (nog) te weinig ervaring. Je kunt in zo'n geval besluiten samen te werken met andere bedrijven. Dit is in de aanbestedingswet bepaald: “een samenwerkingsverband van ondernemers” kan zich inschrijven voor een aanbestedingsprocedure (artikel 4 lid 3 Bao*).
Vormen van samenwerking
Er zijn grofweg twee vormen van samenwerking tussen ondernemers mogelijk:
Combinatievorming: Ondernemers werken op gelijk niveau met elkaar samen. Ze zijn samen of vaak zelfs ieder voor het geheel (hoofdelijk) verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht
Onderaanneming: De hoofdaannemer (ook bij leveringen en diensten kan hiervan sprake zijn) kan een onderaannemer inschakelen voor bepaalde delen van het werk. Denk bijvoorbeeld aan een aannemer die voor het loodgieterswerk een ander bedrijf inhuurt. De hoofdaannemer is richting de aanbestedende dienst verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht.
Waar moet je op letten bij combinatievorming?
Let er goed op dat één van de bedrijven met wie je samenwerkt niet aan één van de dwingende of facultatieve uitsluitingsgronden voldoet, zoals vermeld in de aanbestedingsstukken, bijvoorbeeld een veroordeling voor het witwassen van geld. Is daarvan namelijk sprake, dan loop je het risico dat de hele combinatie wordt uitgesloten van deelname aan de aanbesteding.
Wat zijn de voorwaarden bij combinatievorming?
Je moet de samenwerking van tevoren kenbaar maken, het is niet toegestaan om tijdens de inschrijfprocedure nog een samenwerking aan te gaan. Ook is het wijzigen van de samenstelling van de combinatie gedurende de aanbestedingsprocedure niet toegestaan, net als een samenwerking met een andere partij die tot de inschrijving is toegelaten.
In de aanbestedingsstukken kan de aanbestedende dienst de inschrijver verzoeken om bij de inschrijving aan te geven welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt.(Artikel 25 Bao)*
Let op: de samenwerking mag geen beperking van de mededinging opleveren. Of daarvan sprake is, moet naar de omstandigheden van het geval worden beoordeeld.
Mag de aanbestedende dienst samenwerking verbieden?
Nee, de aanbestedende dienst mag dit niet verbieden. Wel is het mogelijk om beperkingen te stellen aan het aantal samenwerkende ondernemingen. Soms komt het voor dat de aanbestedende dienst eisen stelt aan de vorm van de samenwerking, door bijvoorbeeld een bepaalde rechtsvorm voor te schrijven.
Dit is niet zonder meer mogelijk. In ieder geval is het niet toegestaan om een bepaalde rechtsvorm te eisen vóór de aanbesteding. Wel kan het worden geëist wanneer de opdracht aan de combinatie wordt gegund, maar dan alleen indien dit voor de goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk is.
*Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten
Als je met andere ondernemers inschrijft, wordt jullie omzet, ervaring en capaciteit samengevoegd. Je hebt dus meer kans op de aanbestede opdracht. Zorg wel dat de andere bedrijven ook aan alle eisen voor inschrijving voldoen en maak meteen duidelijk dat je samen meedingt. Je kunt niet tijdens de inschrijvingsperiode een partner uit de hoge hoed toveren.
Je kunt op twee manieren samenwerken:
Als combinatie. Dan werk je op gelijk niveau samen en ben je allemaal geheel verantwoordelijk voor het uitvoeren van een opdracht.
Als onderaanneming. Je kunt als hoofdaannemer een onderaannemer inschakelen voor delen van het werk. Als hoofdaannemer blijf je verantwoordelijk. Maak bij je inschrijving al duidelijk welk deel van het werk je aan welk bedrijf wilt uitbesteden.
Mededinging
Als combinatie van bedrijven moet je wel oppassen dat je de regels rond mededinging niet overtreedt. Een kartelboete van de Autoriteit Consument en Markt (ACM) leidt tot uitschrijving uit de aanbestedingsprocedure.
Kartelboetes zijn vooral voor grote bedrijven. Het mkb heeft een bagatelvrijstelling. Kleinere bedrijven mogen samenwerken om meer kans te maken tegenover grote bedrijven. Je mag een combinatie vormen:
Met maximaal acht bedrijven
die samen een jaaromzet hebben van maximaal 5.500.000 euro (als het om goederen gaat);
of samen een jaaromzet hebben van maximaal 1.100.000 euro (in alle andere gevallen).
Als je niet aan deze eisen voldoet, mag je toch een kartel vormen mits je samen niet meer dan 10 procent marktaandeel hebt of wanneer de afspraak de handel tussen EU-lidstaten niet merkbaar ongunstig kan beïnvloeden. De ACM beslist hierover.
Rechtsvorm
Het kan zijn dat de overheid je inschrijving afwijst. De opdrachtgever mag eisen stellen aan de rechtsvorm van de opdrachtnemer, maar alleen als dat noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de opdracht. Dan kan een combinatie bijvoorbeeld worden afgewezen ten gunste van een bv.
