Flexibel werken: hoe doe je dat?
Van vaste werkplek naar onderweg met de laptop
Flexibel werken draait erom dat medewerkers altijd en overal hun werk kunnen uitvoeren. Wat zijn de voor- en nadelen van flexibel werken? En hoe introduceer je dat op een slimme manier binnen je bedrijf?
Wat is flexibel werken?
Flexibel werken, hybride werken en mobiel werken staan eigenlijk allemaal voor hetzelfde: werken op een locatie naar keuze, zonder gebonden te zijn aan werktijden van negen tot half zes. Sommige medewerkers vinden het namelijk prettiger om vroeg te beginnen, anderen werken liever in de avond door. Er zijn ook mensen die het fijn vinden om tussendoor boodschappen te kunnen doen of zich bezig te houden met de kinderen.
Flexibel werken is iets anders dan volledig thuiswerken, zoals verplicht was tijdens de coronacrisis. Je laat medewerker kiezen wat op dat moment past bij zijn of haar werkzaamheden en behoeften.
De Wet flexibel werken (Wfw)
Wist je dat er zelfs een wet is op het gebied van flexibel werken? Op 1 januari 2016 werd de Wet flexibel werken (Wfw) ingevoerd. Deze wet is een vervanging en verruiming van de Wet aanpassing arbeidsduur. Volgens de Wet flexibel werken mag een werknemer niet alleen een verzoek indienen voor de arbeidsduur, maar ook voor de werktijden en locatie. Een werknemer kan allerlei redenen hebben om graag flexibel te willen werken, bijvoorbeeld als hij of zij een kind heeft gekregen, of mantelzorger is.
Er gelden wel een aantal voorwaarden voor deze aanvraag:
Je hebt minstens tien werknemers in dienst,
De medewerker dient minstens twee maanden van tevoren een schriftelijk verzoek in,
Hij of zij is op de gewenste ingangsdatum minstens een half jaar in dienst,
Je werknemer mag maximaal een keer per jaar een nieuw verzoek indienen, tenzij er onvoorziene omstandigheden zijn.
Voordelen van flexibel werken
Overstappen naar flexibel werken heeft een aantal belangrijke voordelen, zowel voor medewerkers als voor werkgevers
Betere werk/privé balans: Als je medewerkers niet de hele dag op kantoor hoeven te zitten, kunnen ze de verdeling tussen werk en privé beter indelen. Let op: Houd in de gaten dat medewerkers genoeg pauze nemen en op tijd stoppen. Voor sommige mensen is het erg moeilijk om de balans te bewaren.
Minder reistijd: Vind jij de spits ook zo stressvol? Uren in de file en overvolle treinen zijn geen goed begin van de werkdag. Als je medewerkers flexibel werken, kunnen ze ervoor kiezen om buiten de spits te reizen of om thuis of op een andere locatie te werken.
Kostenbesparingen: Door flexibel werken kun je kosten besparen op kantoorruimte en energiekosten. Als medewerkers minder op kantoor werken, heb je minder vaste werkplekken nodig.
Aantrekkelijker voor potentiële medewerkers: Veel mensen vinden het fijn om flexibel te kunnen werken. Dit kun je dan ook benadrukken in vacatures en tijdens sollicitatiegesprekken.
Hogere productiviteit:
Waarom zou je met standaard kantoortijden werken? Niet iedereen is hetzelfde: waar de één het meest productief is op kantoor van 9 tot 5, is de ander dat juist thuis in de avond. Je kunt ervoor kiezen om je medewerkers vrij te laten om te werken op de momenten dat zij productief zijn. Het is wel slim om tijden af te stemmen waarop je medewerkers sowieso beschikbaar zijn voor klanten of intern overleg.
Nadelen van flexibel werken
Uiteraard heeft flexibel werken ook nadelen:
Minder grip op hoe medewerkers werken Wanneer medewerkers veel thuis werken, weet je als werkgever niet exact wat ze op een werkdag doen. Dit is niet per se erg. Het is aan te raden om vooral te focussen op output, in plaats van te micromanagen.
Medewerkers werken te veel Dit lijkt een voordeel voor werkgevers, maar dat is het zeker niet. Omdat flexibel werken de grenzen tussen werk en privé kan vervagen, is het belangrijk dat medewerkers voldoende tijd nemen voor ontspanning en rust te nemen.
Gebrek aan betrokkenheid Flexibel werken kan ook leiden tot minder betrokkenheid bij de organisatie en een gevoel van isolatie, wanneer medewerkers voornamelijk vanuit huis werken.
Flexibel werken vanuit huis
De meest voor de hand liggende vorm van flexibel werken is vanuit huis. Hiervoor is het belangrijk om een geschikte thuiswerkplek in te richten. Deze moet ergonomisch verantwoord zijn, denk hierbij aan een goed afgesteld bureau met een verstelbare bureaustoel. Daarnaast is het belangrijk dat er genoeg licht is op de werkplek.
Een belangrijk onderdeel van de thuiswerkplek is de laptop, die vormt de basis van je productiviteit en de communicatie met je klanten. Het is daarom belangrijk dat de laptops van je medewerkers goed zijn afgestemd op hun wensen.
Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor het (laten) inrichten van de thuiswerkplek van je medewerkers. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om hen een budget te geven, of een standaard inrichting bij hen te laten leveren.
Onderweg flexibel werken
Natuurlijk kunnen je medewerkers niet alleen flexibel thuiswerken, maar ook onderweg. Denk bijvoorbeeld aan flexibel werken in de trein, in een café of co-workingruimte. Werken in zo’n nieuwe omgeving kan verfrissend zijn en creativiteit stimuleren. Het is hierbij wel heel belangrijk om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot betrouwbare internetverbindingen en dat gevoelige informatie veilig blijft. Dat kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van VPN’s of dongels om te verbinden met internet. Het is niet slim om je medewerkers te laten inloggen op openbare WiFi-netwerken, deze zijn vaak onvoldoende beveiligd.
Flexibel werken en teamcommunicatie
Als je medewerkers op verschillende locaties werken, is het van essentieel belang om effectieve communicatiekanalen te hebben. Denk aan tools zoals videoconferentiesoftware, teamchat-apps als en gedeelde online samenwerkingsplatforms. Tip: dit komt allemaal samen in Microsoft Teams.
Door regelmatig te communiceren en teamvergaderingen te organiseren, kunnen medewerkers op afstand zich verbonden voelen en blijven ze op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen en projecten. Houd in de gaten dat online communicatie fysieke meeting nooit helemaal zal kunnen vervangen. Het blijft belangrijk dat medewerkers elkaar fysiek zien om ook een informele band op te kunnen bouwen.
Hoe implementeer je flexibel werken binnen je bedrijf?
Aan de slag met flexibel werken? Deze drie stappen zijn essentieel:
Maak gebruik van de juiste technologie Zorg ervoor dat je medewerkers toegang hebben tot de benodigde technologie, zoals laptops, smartphones en cloudbased tools voor communicatie en samenwerking. Dit stelt hen in staat om efficiënt te werken, zelfs als ze niet op kantoor zijn.
Stel duidelijke richtlijnen op Communiceer heldere richtlijnen en verwachtingen met betrekking tot flexibel werken. Dit kun je het beste verwerken in een flexibel werken beleid of thuiswerkbeleid. Zo’n beleid omvat zaken zoals bereikbaarheid, werktijden en verantwoordelijkheden. Het is belangrijk dat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht, zodat ze hun werk effectief kunnen plannen.
Ondersteun en train je medewerkers Bied training en ondersteuning aan je medewerkers om hen te helpen bij de overgang naar flexibel werken. Dit kan onder meer het aanleren van nieuwe digitale vaardigheden om efficiënt samen te werken op afstand en het omgaan met mogelijke uitdagingen die zich kunnen voordoen.
Om te zorgen dat medewerkers flexibel gaan werken, is het belangrijk om een cultuur te creëren waar wordt gefocust op resultaat in plaats van het schrijven van uren. Hiervoor heb je toegankelijke leidinggevenden nodig en heldere communicatie over verwachtingen en verantwoordelijkheden. Zo maak je van flexibel werken een succes.
